Guía de usuario para "Herramienta gobtools"

De Gobmx
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Introducción

Gobtools es una herramienta gráfica de monitoreo, en la cual podrás confirmar y consultar en todo momento el estado de las actividades a realizar para la inclusión de los trámites en la Ventanilla Única Nacional.

Accede a gobtools desde cualquier lugar.

En gobtools puedes consultar la información de actividades de tu dependencia de manera gráfica y resumida, con acceso rápido a la información, y a su vez, podrás documentar en forma ágil el avance de las actividades con estampa de fecha y hora.

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Inicio de sesión

Para iniciar sesión se deberá ingresar el usuario y contraseña, mismos que fueron enviados vía correo electrónico a cada usuario desde el buzón ventanillaunica@ugd.gob.mx. Estos usuarios fueron creados para el Enlace de Estrategia Digital Nacional, en caso de requerir más usuarios, deberá enviar la solicitud mediante oficio al Titular de la Unidad de Gobierno Digital.

Acceso a gobtools:

1. Ingresa a gobtools

2. Introduce tu usuario y contraseña

3. Presiona el botón Iniciar sesión

4. La página de inicio debe configurarse en el primer inicio de sesión para acceder a “Mi Ventanilla Única Nacional”, en caso contrario te llevará al Administrador de Cuadros de Mando

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No puedo recordar mi usuario o contraseña:

Hacer clic en ¿No es capaz de acceder con su cuenta?

Completa los campos en la página, como sigue:

1. Si no recuerdas tu contraseña, selecciona la opción Contraseña e ingresa tu usuario en el campo correspondiente.

2. Si no recuerdas tu usuario, selecciona la opción de usuario e ingresa tu correo electrónico especificada en tu perfil de usuario gobtools.

3. Selecciona la opción Enviar y posteriormente una nueva contraseña será enviada por correo electrónico a la dirección de correo electrónico especificada en tu perfil de usuario.

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Configuración de Mi Ventanilla Única Nacional (VUN)

Al primer inicio de sesión, la página de inicio lo llevará al Administrador de Cuadros de Mando, para lo cual deberá configurar por única vez el acceso a “Mi Ventanilla Única Nacional”.

Configuración de Mi VUN:

1. Selecciona la opción Cuadros de mandos.

2. Selecciona Administrar Cuadros de Mandos. Tools4.png

3. Dentro de Administrar Cuadros de Mandos, en el menú “Favoritos” selecciona Popular.

4. Selecciona “Ventanilla Única Nacional”. Gobtools1.png

En al caso del Órgano Interno de Control, debe seleccionar el cuadro de mando "VUN Revisiones".

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Una vez realizado lo anterior, en cada inicio de sesión te llevará a la pantalla de “Mi Ventanilla Única Nacional.

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Cambio de contraseña

Por seguridad, es necesario realizar el cambio de contraseña al inicio de sesión por primera vez, así mismo se recomienda cambiar la contraseña de acceso a gobtools al menos 1 vez al mes, para tal efecto es necesario realizar el siguiente procedimiento:

Cambio de contraseña:

1. Una vez iniciada sesión accede al tu perfil.

2. Selecciona la opción Perfil.

3. En la siguiente pantalla, selecciona la opción Cambiar clave.

4. En la siguiente pantalla, captura tu contraseña actual en el campo Current password.

5. Introduce la nueva contraseña en el campo New password.

6. Presiona el botón Set new password.

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Uso de gobtools en dispositivos móviles

Cuando quieras acceder a gobtools desde un dispositivo móvil, con sistema operativo IOS ó Android, gobtools mostrará una versión optimizada de la página. La herramienta elige la interfaz móvil o de escritorio basado en su dispositivo.

La interfaz móvil de gobtools está diseñada para la visualización y la interacción con las Incidencias sobre la marcha. Si necesita acceso completo a gobtools, se puede cambiar a la interfaz de escritorio de gobtools a través del menú móvil (se muestra en las capturas de pantalla a continuación).

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¿Qué se puede hacer en gobtools en un dispositivo móvil?

La interfaz móvil de gobtools ha sido diseñada para dar a los usuarios un acceso rápido a sus trámites (Epics*). Esto incluye:

● Ver Incidencias (Entregables Dependencia), comentarios, archivos adjuntos, enlaces de emisión y sus filtros favoritos.

● Realizar operaciones básicas como la adición de comentarios, ver o votar sobre Incidencias y la asignación de Incidencias a los usuarios.

Si tienes que crear o modificar los Entregables Dependencia en línea, aún puedes hacerlo con el cambio a la interfaz de escritorio a través del menú móvil (se muestra en las capturas de pantalla de arriba).

* Trámite = EPIC en Gobtools

Explorando el cuadro de mando

El tablero de instrumentos es la pantalla de inicio después de entrar en gobtools.

● La barra de navegación (en la parte superior derecha de la pantalla) se mostrará en todas las pantallas de gobtools.

● Contiene enlaces que le da acceso rápido a diversas funciones de gobtools.

● La zona blanca de la pantalla, debajo de la barra de navegación, se puede personalizar para mostrar “herramientas” que muestran diferentes tipos de información, en función de sus áreas de interés.

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Mi Ventanilla Única Nacional Secciones (VUN)

Mi Ventanilla Única Nacional, está dividida en varias secciones, mismas que podrán incrementarse en el transcurso del tiempo para obtener reportes más detallados:

1. Estadísticas de Incidencia VUN Entregables Dependencia: Esta sección refleja el resumen del estatus actual de entregables dependencia, se muestra en unidades, porcentaje y total de actividades.

2. VUN Entregables Dependencia: Te muestra el resumen por Entregable Dependencia (incidencia) (Ficha Trámite, Más Información, Formulario Web ), así como su estado actual.

3. Estadísticas de Trámites VUN Dependencia: Aquí podrás revisar la cantidad de trámites (Epics) de acuerdo a su estado de digitalización.

4. VUN Entregables Dependencia por OLA: Podrás visualizar la información de los Entregables Dependencia (actividades), por OLA y su estatus actual.

5. Gráficos de pastel: Muestra un resumen gráfico de los trámites de acuerdo a su nivel de digitalización, estado actual de las incidencias y fechas de cumplimiento.

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Clasificación Entregables Dependencia (Incidencia)

De acuerdo al nivel de digitalización de los trámites, las Incidencias (Entregables Dependencia) son las actividades a realizar para integrar los trámites al portal gob.mx.

Las incidencias o Entregables Dependencia* se dividen en 4:

1. (E1fi) Ficha Trámite: El trámite se encuentra en el Estado 1 de digitalización, por lo que se deben realizar las siguientes actividades:

a. Llevar a cabo la validación de la información de la ficha gob.mx.

b. Atender las observaciones y validar la información.

c. Actualizar la información en el CNTSE.

2. (E1mi) Más información: Generar la información del trámite en el portal de la dependencia de acuerdo a los lineamientos de la wikiguia Recomendaciones para la generación o redacción del contenido "Más Información" de las fichas de trámites gob.mx.

3. (E2fd) GB Fmt Descargable: El trámite se encuentra en el Estado 2 de digitalización, en esta actividad se deberá aplicar la gráfica base a los formatos impresos o descargables.

4. (E3fw) GB Formulario Web (incluyendo motor de pagos): El trámite se encuentra en el Estado 3 de digitalización, por lo tanto deberá aplicar gráfica base al Formulario Web y al motor de pagos en caso de que la dependencia ya cuente con su propio motor de pagos en operación.

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Conforme se vaya avanzando en los planes de digitalización de los trámites, se estarán integrando otros Entregables Dependencia tales como E3mp, Integración de motor de pagos.

*Entregable Dependencia= Incidencia en GobTools.

¿Cómo ingreso a un Trámite?

Existen diferentes medios de acceso a la información de los trámites (Epics):

A. Realizar una búsqueda en la barra de navegación, escribiendo la homoclave del trámite en ésta y presionando la tecla "Enter".

B. Acceder por medio de las secciones del cuadro de mando de la pantalla de inicio, seleccionando cualquier número o gráfico.

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Cada Trámite (Epic) agrupa o contiene todos las incidencias (Entregables Dependencia) que le acompañan durante todo el ciclo de vida y a través de sus distintos estados de digitalización.

¿Cómo ingreso a una Incidencia?

Existen diferentes medios de acceso a la información de una Incidencia (Entregable Dependencia):

A. Realizar la búsqueda de una Incidencia en la barra de navegación, escribiendo la homoclave del trámite en ésta y presionando la tecla "Enter".

B. Acceder por medio de las secciones del cuadro de mando de la pantalla de inicio, seleccionando cualquier número o gráfico.

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Incidencia (Entregable Dependencia): Tipos de vista

Incidencia: Vista de Lista

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Incidencia: Vista de Detalles

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Visualización de Incidencias

La información presentada en la visualización de una incidencia, es igual para todos los tipos de Entregable Dependencia:

Tools 15 bis visualización de incidencias.png Tools15.png

1. Tipo: Indica el tipo de actividad que se ha asignado a la incidencia.

2. Prioridad: Indica el grado de prioridad asignado al entregable (incidencia).

3. Epic Link: Proporciona la homoclave del trámite.

4. Liga CNTSE: Acceso directo al Catálogo Nacional de Trámites y Servicios.

5. Sector: Sector al que pertenece el trámite.

6. Dependencia: Dependencia a la que pertenece el trámite.

7. Ola: Fase asignada en el plan para cumplir con el entregable.

8. Estado: Indica el estatus del entregable de acuerdo a su flujo de trabajo.

9. Responsable: Muestra al usuario asignado al entregable o incidencia y que puede actualizar la información de la incidencia.

10. Fechas: Indica la fecha de creación, entrega, actualización, así como la fecha de inicio de ola y fin de ola.

Flujo del proceso

El flujo del proceso es la representación gráfica de los pasos por los cuales pasará una Incidencia (Entregable Dependencia), desde su liberación por parte de la UGD, hasta la publicación en gob.mx para posterior cierre.

El trámite y sus entregables son creados con estatus "Abierto" al momento de integrar el plan de digitalizacion de la dependencia por parte de gob.mx.

El inicio del flujo lo marca la UGD al cambiar el estatus de la actividad a “Asignado” (1).

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Posteriormente el Enlace de la Dependencia informa el inicio de actividades en el entregable cambiando el estatus de la incidencia a “Trabajo en Proceso” (2).

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¿Cómo iniciar los trabajos?

El inicio de los trabajos depende del tipo de entregable, y solo pueden ser iniciados de acuerdo a la siguiente tabla:

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Una vez que la UGD asignó el trabajo (0), la mesa de contenidos o la dependencia iniciará los trabajos presionando el botón “Iniciar Trabajo” (1), este proceso moverá la incidencia dentro del flujo del proceso a “Trabajo en Proceso” (2), con lo cual se inician formalmente las actividades para esta incidencia (3). A partir de este momento la dependencia cuenta con el control del flujo del proceso. Es importante señalar que se inicia el contador de tiempo de la actividad, la cual en este estatus regularmente ocurre en un ambiente de desarrollo (DEV).

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Incidencia en espera (Entregable Dependencia)

Cuando los trabajos que estamos realizando para la inclusión de los trámites al portal gob.mx no pueden continuar, existen 2 motivos por los cuales se deben detener los trabajos:

1. Pendiente gob.mx: Cuando los trabajos no pueden continuar debido a que la UGD debe entregar o resolver algo para que la dependencia continúe con sus trabajos.

2. Pendiente Interno: Cuando los trabajos no pueden continuar por pendientes internos de la Dependencia.

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Cada opción cuenta con diferentes razones por las cuales las actividades han sido detenidas.

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Continuar con los trabajos

Una vez solventadas las actividades para “Pendiente gob.mx” o “Pendiente Interno”, se deberá continuar con los trabajos, presionando el botón “Continuar Trabajo” (1), lo anterior nos despliega una pantalla en donde debemos capturar un resumen de las actividades realizadas para solventar el “Pendiente” y finalmente presionar el botón “Continuar Trabajo” (2).

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Este proceso lleva la incidencia a el estatus “Asignado”, por lo que se, deberá iniciar nuevamente el flujo y dejar la actividad en “Trabajo en Proceso”, conforme a la Tabla: Inicio de trabajos, aquí podrá realizar algún comentario, imagen o archivo sobre la actividad relacionada.

Resolver una Incidencia (Entregable Dependencia)

Al finalizar las actividades relacionadas con una Incidencia (1), deberá finalizar la actividad presionado el botón “Resolver” (2), lo cual nos llevará al estatus “Resuelto” (3). Esta actividad se realiza únicamente cuando la dependencia y la UGD han quedado de acuerdo con las actividades relacionadas con los Entregables.

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Validación de calidad por parte de la dependencia

Una vez en estatus “Resuelto”, la dependencia deberá promover el entregable al ambiente de aseguramiento de Calidad y Pruebas (QA) para su Verificación y Validación, en donde deberá realizar las validaciones necesarias de acuerdo a los estándares propios de cada dependencia.

Este ambiente de aseguramiento de Calidad y Pruebas (QA) puede ser un departamento de la dependencia, un consejo ejecutivo, un equipo de trabajo, o cualquier ente que les permita validar la información antes de ser publicada en gob.mx

Para los entregables (E1fi) Ficha Trámite la ficha CMS puede ser valorada por algún comité interno de calidad propio de la dependencia antes de dar el siguiente paso*.

Para los entregables (E1m1) Más Información la liga proporcionada para más información deberá ser verificada por los equipos de DGTI, que sea accesible que no tenga errores y por parte de algún comité interno de calidad propio de la dependencia antes de dar el siguiente paso.

Para los entregables (E2fd) GB Fmt Descargable los formatos creados con gráfica base una vez validados por la UGD y por los equipos de trabajo de la dependencia, deberán ser valorados por algún comité interno de calidad propio de la dependencia antes de dar el siguiente paso.

Para los entregables (E3fw) GB Formulario Web los portales con gráfica base, deberán pasar pruebas de estrés y funcionalidad por parte de algún comité interno de calidad propio de la dependencia antes de dar el siguiente paso.

A. Verificar/Validar OK: En donde valora y se acepta el Entregable de la Dependencia para proceder a Validación de Normas y Estándares por parte de UGD en el siguiente paso. .

B. Verificación/Validación No OK: El Entregable de la Dependencia no cumple y se retorna al estatus de “Asignado” informando que se reiniciará el trabajo para incluir los ajustes o correcciones requeridos.

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Validar subtarea "Ficha informativa"

Las fichas ciudadanas cuentan con subtareas, las cuales pueden ser "CMS mesa de contenidos" y "CNTSE Dependencia".

Para validar la información de la Subtarea "CMS" el usuario debe ingresar al entregable de "E1fi" que desee revisar.


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Dentro del entregable debe ingresar a la sección Sub-Tareas.


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Una vez dentro de la sub-tarea deberá seleccióna la acción requerida para completar el flujo de trabajo.


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Validación normativa y estándares de una Incidencia (Entregable Dependencia)

En este proceso se verificarán el cumplimiento de las normas y estándares dictados por la UGD, por parte de un comité de evaluación ejecutivo, en donde se revisará, por ejemplo:

●Estándar de lenguaje ciudadano en fichas CMS.

●El cumplimiento de los estándares de gráfica base para formatos.

●El cumplimiento de los estándares de gráfica base para formularios.

●Normativas y estándares que apliquen para cada Entregable (criterios de entrada y salida).

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Una vez en estatus “Verificado/Validado Dependencia”, la UGD procede a realizar la validación de Normatividad/Estándares en el ambiente de la Dependencia ya sea de QA o Pre-Productivo, según el caso:

A. Validación Normas/Est OK: En donde valora y se acepta el Entregable de la Dependencia para proceder a planear su Publicación en Producción por parte de la dependencia.

B. Validación Normas/Est No OK: El Entregable de la Dependencia no cumple y se retorna al estatus de “Asignado” informando que se reiniciará el trabajo para incluir los ajustes o correcciones requeridos.

Publicación de una Incidencia (Entregable Dependencia)

Una vez en estatus “Validado Normatividad/Estándares”, la Dependencia puede proceder a realizar la preparación del plan de puesta en marcha en producción o lo que llamamos también publicación del Entregable en el ambiente productivo. Una vez que se encuentra en ambiente productivo la Dependencia lo indicará actualizando el estatus a:

A. Publicar: En donde valora y se acepta el Entregable de la Dependencia para proceder a planear su Publicación desde su ambiente QA/Pre-Productivo al ambiente Producción por parte de la dependencia.

La publicación se realiza por tipo de Entregable, de acuerdo a la siguiente tabla:

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Cierre de una Incidencia (Entregable Dependencia)

Una vez que la dependencia informa que ha publicado un trámite en ambiente productivo, la UGD comprobará en base a los criterios definidos la disponibilidad efectiva del mismo a través de ambiente productivo. Se recomienda anexar evidencia de que el entregable se encuentra en producción (pantallas, códigos de transacción, etc. según corresponda). La UGD podrá realizar el cierre del entregable dependencia o rechazarlo en caso de que la validación de las pruebas no sea satisfactoria:

A. Comprobación Ok: Se logró comprobar que el entregable del trámite está en producción y por tanto se acredite el entregable como cumplido (cerrado).

B. Comprobación No-Ok: El trámite o las evidencias anexas no pudieron ser comprobadas en el ambiente productivo, por lo cual el entregable se regresa al estatus “Asignado”, para así realizar las modificaciones pertinentes.

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Glosario

Gobtools: es una herramienta gráfica de monitoreo, en la cual podrás consultar e informar los avances y los estados de las actividades en la Ventanilla Única Nacional.

UGD: Unidad de Gobierno Digital.

VUN: Ventanilla Única Nacional.

E1fi: Estado 1 de Ficha informativa trámite (Ciudadana).

E1mi: Más Información (Liga en página dependencia con información adicional estandarizada en lenguaje ciudadano).

E2fd: Estado 2 de formatos descargable con gráfica base y estandarizado.

E3fw: Estado 3 de formulario web con gráfica base.

Epic link: Homoclave del trámite. (Agrupador de Entregables a nivel de Trámite).

Incidencia: Son las actividades/Entregables a realizar para integrar los trámites al portal gob.mx

Flujo del proceso: Representación gráfica de los pasos por los cuales pasará una incidencia.

Trabajo en Proceso: Es el inicio de actividades del entregable dependencia.

Pendiente gob.mx: En este estatus los trabajos se ponen en pausa cuando la dependencia lo envía a gob.mx para que resuelva algún tema.

Pendiente Interno: En este estatus los trabajos se ponen en pausa debido a cuestiones internas de la dependencia.

Preguntas frecuentes

P.- Tengo asignada a una actividad que no corresponde a mi trámite, o me hace falta una actividad. ¿Qué hago?

R.- Llama a la mesa de ayuda a través del siguiente número telefónico 01-800-839-1974, y levanta un ticket, en breve la UGD dará de baja o de alta la actividad en caso de que proceda.

P.- ¿Qué navegador es compatible?

R.- Se puede utilizar con los navegadores más populares IE, Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari.

P.- ¿Puedo actualizar desde cualquier lugar?

R.- Si, recuerda que puedes utilizar la herramienta desde cualquier dispositivo móvil con sistema operativo IOs o Android, con conexión a Internet.

P.- ¿Se puede utilizar más de una sesión simultáneamente?

R.- Si, la cuenta permite abrir con el mismo usuario varias sesiones de manera simultánea.

P.- Si tengo dudas sobre el funcionamiento de gobtools ¿Con quién puedo ponerme en contacto?

R.- Podrás ponerte en contacto con la mesa de ayuda a través del siguiente número telefónico 01-800-839-1974, ellos te asesorarán.

P.- Si necesito agregar trámites para que se incorporen a gob.mx ¿Qué debo de hacer?

R.- Los trámites a subir en la VUN fueron autorizados mediante acuerdo en la Comisión Intersecretarial para el Desarrollo del Gobierno Electrónico (CIDGE) en la Subcomisión de interoperabilidad, toda modificación al inventario inicial debe hacerse mediante oficio en alcance al oficio enviado a la cabeza de sector.