Guía para la publicación de formatos descargables en gob.mx

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Definición

Los formatos descargables son aquellos documentos que el ciudadano debe llenar para poder solicitar un trámite o servicio. La particularidad de estos es que se encuentran dentro de un sitio web y se descargan para su llenado, ya sea en computadora, a mano o máquina de escribir.

Objetivo

Con el objetivo de estandarizar el diseño de los formatos descargables de las dependencias, se ha realizado el siguiente documento, que funciona como una guía compuesta por un conjunto de elementos específicos que se deben de cumplir para elaborar y publicar un formato en el portal www.gob.mx.

Flujo de publicación de formatos en www.gob.mx

Aplicación de los estándares de diseño a los formatos descargables

Todos los formatos deberán contar con márgenes de 1.5 cm. (superior, inferior, derecho e izquierdo) en tipo de letra Arial.

Encabezado

El encabezado de los formatos descargables debe de medir 18.5 cm. de largo, contar con un recuadro gris oscuro (#47494A) de 1.5 cm de alto en la parte superior, con el logo de gob.mx (de 1.6 cm. x .5 cm.) alineado a la izquierda con márgenes (superior, inferior e izquierdo) de .5 cm. y, en la parte inferior debe contar con un recuadro gris claro (#E7E7E6) de 1.5 cm alto en el cual deberá estar colocado el nombre completo de la dependencia centrado y en tipo de letra Arial a 10pts (Junto con el nombre de la dependencia puede ir colocado también el nombre de la Unidad Administrativa correspondiente al formato).

Encabezado.png

Pie de página

El pie de página de los formatos descargables debe contar con una franja superior gris oscuro (#47494A) de 18.5 cm. x .05 cm. debajo de esta franja debe ir un recuadro gris claro (#E7E7E6), en este recuadro deberá ir colocado el logo de Gobierno de la República (de 3.7 cm. x 1.1 cm) con un margen izquierdo de .6 cm., a la derecha de éste, deberá ir el logo de la Secretaría (de 1.5 cm x .7 cm.), a la derecha del logo de la Secretaría debe de ir colocado el logo de la COFEMER (de 1.5 cm. x .7 cm.); en caso de no ser Secretaría, recorrer el logo de COFEMER a .6 cm. del logo de Gobierno de la República y colocar a la derecha el logo de la Institución correspondiente (de 1.5 cm x .7 cm). De igual forma, se deben colocar los datos de contacto de la dependencia (Dirección completa empezando por calle, número exterior, número interior, colonia, código postal, municipio o delegación y estado o Distrito Federal seguido de los número telefónicos correspondientes) en tipo de letra Arial a 8pts. Los datos deben de llevar un margen derecho de .6 cm. (Nota, debajo del pie de página deberá de ir el número de página correspondiente).

Piedepagina.png

Nombre del formato

El nombre del formato debe ir colocado en un espacio sin recuadro de 1.5 cm. de alto, en tipo de letra Arial a 10 pts. y alineado al centro.

Nombre del formato.png

Homoclave del formato

Para la estandarización de formatos es necesaria la asignación de una homoclave única e intransferible; para su correcta organización la homoclave es asignada por el enlace COFEMER dentro de la Dependencia de la siguiente manera y orden: Siglas para distintivo del tipo de formato FF: Formato Federal FE: Formato Estatal FM: Formato Municipal Siglas de la dependencia Consecutivo del trámite dentro de la Dependencia. (La homoclave deberá ser escrita en el campo “Homoclave del formato” en tipo de letra Arial a 8 pts.). Ej: FF-SFP-01 Tipo de formato: Formato Federal. Dependencia: Secretaría de la Función Pública (SFP). Consecutivo del trámite: Inscripción al RUPA (001).

Homoclave del formato.png

Conservación de homoclave en formatos descargables

Cuando el formato ya cuente con una homoclave asignada por la dependencia obedeciendo disposiciones internas.

Fecha de publicación en el DOF

El campo que se incluye dentro de los formatos destinado para la fecha de publicación en el Diario Oficial de la Federación (DOF) quedará en blanco; una vez recibido, se les asignará la fecha de publicación de acuerdo con las cargas de trabajo del DOF y se incluirá en el campo “Fecha de publicación del formato en el DOF” (La fecha deberá ir en tipo de letra Arial a 8 pts.).

Fecha de publicación en el DOF.png

Cuerpo del formato

El cuerpo del formato consta de recuadros gris claro (#E7E7E6) en donde se colocan los subtítulos y nombres de las secciones de llenado y recuadros blancos que son en donde el ciudadano va a proporcionar la información solicitada.

Nuevo cuerpo de formato.jpg

El cuerpo del formato debe cumplir con diferentes criterios de diseño que se enlistarán a continuación.

  • Los subtítulos deben de ser capturados en letra Arial a 10 pts.
  • Todo texto que no sea subtítulo, debe de ir capturado en letra Arial a 8 pts.
  • Todo texto capturado en los recuadros gris claro (#E7E7E6) deben ir alineados horizontal y verticalmente al centro del recuadro.
  • Todo texto capturado en los recuadros blancos deben de ir alineados verticalmente al centro y con un margen izquierdo de .2 cm.
  • Todas las ayudas deben de ir capturadas entre paréntesis y en letra Arial a 6 pts.
  • Las iniciales de día, mes y año (DD, MM, AAAA) deberán ir verticalmente alineadas al borde inferior del recuadro y capturadas en letra Arial a 6 pts.
  • El espacio entre campos y secciones deberá de ser de .5 cm.

Elementos extras

Botones de opción (radio)

Los botones de opción o radio-botones son utilizados cuando existen diferentes tipos de opciones para elegir y sólo se puede elegir una. Los estándares de diseño para los radio-botones son los siguientes:

  • El botón debe de ir a la izquierda de la etiqueta de la opción.
  • La etiqueta debe de estar capturada en tipo de letra Arial a 8pts. (sin dos puntos “:”).
  • El conjunto de botones de opción deberá de ir dentro de un recuadro blanco (que mida .7 cm. de alto o múltiplo de 7).

Botones de opción.png

Casillas de selección (checkbox)

Las casillas de selección o checkbox son utilizados cuando existen diferentes tipos de opciones para elegir y se pueden elegir más de una dentro del grupo.

Los estándares de diseño para los checkbox son los siguientes:

  • La casilla debe de ir a la izquierda de la etiqueta de la opción.
  • La etiqueta debe de estar capturada en tipo de letra Arial a 8 pts. (sin dos puntos “:”).
  • El conjunto de casillas de selección deberá ir dentro de un recuadro blanco (que mida .7 cm. de alto o múltiplo de 7).

Casillas de selección.png

Campos de texto libre

Los campos de texto libre son aquellos que sirven para brindar información a los ciudadanos así como instructivos de llenado, glosarios, leyendas, entre otros.

Los estándares de diseño para los campos de texto libre son los siguientes:

  • El texto debe de ir capturado en tipo de letra Arial a 8 pts.
  • El texto debe de ir capturado dentro de un recuadro blanco (que mida .7 cm. de alto o múltiplo de 7)
  • El texto debe tener un margen izquierdo y superior de .2 cm.

Campos de texto libre.png

Campos para firma

El campo para firma es el lugar en donde el solicitante o la dependencia que autorice van a plasmar su firma autógrafa. Los estándares de diseño para los campos de firma son los siguientes:

  • El campo de firma debe de ir dentro de un recuadro blanco (que mida .7 cm de alto o múltiplo de 7)
  • La línea de firma debe de ir horizontalmente centrada y con un margen inferior de .5 cm.
  • La etiqueta del campo de firma debe de ir horizontalmente centrada y debajo de la línea de firma.
  • La etiqueta debe de ir capturada en letra Arial a 8 pts.

Campo para firma.png

Validación de los formatos

Validación por las dependencias

En el tema de validaciones, la dependencia deberá verificar que los campos solicitados son los correctos de acuerdo a la normatividad vigente del trámite, así como verificar que las hojas anexas al formato (de ser necesarias) e instructivos de llenado estén completos para poder brindarle al ciudadano la ayuda necesaria en el llenado del mismo.

Validación por la Unidad de Gobierno Digital (UGD)

En el tema de validaciones, la UGD es la responsable de verificar que los estándares de diseño antes mencionados estén correctamente implementados en los formatos descargables de la dependencia. (Recordar que toda información dentro del formato, hojas anexas e instructivos de llenado es responsabilidad de la dependencia).

Flujo para la publicación de formatos en el Diario Oficial de la Federación (DOF)

De acuerdo con los artículos 4 y 69-M, fracción V de la Ley Federal de Procedimiento Administrativo, los formatos para solicitar trámites y servicios deberán publicarse en el Diario Oficial de la Federación (DOF).

Realización del Acuerdo Secretarial

La dependencia deberá realizar un Acuerdo Secretarial en donde den a conocer los formatos descargables que publicarán en el DOF.

Obtención de la Manifestación de Impacto Regulatorio (MIR)

La Manifestación de Impacto Regulatorio (MIR) es una herramienta de política pública que tiene por objeto garantizar que los beneficios de las regulaciones sean superiores a sus costos. La MIR permite analizar sistemáticamente los impactos potenciales de los instrumentos regulatorios para la toma de decisiones gubernamentales, fomentando que éstos sean más transparentes y racionales.

Para obtener la MIR, la dependencia debe de solicitarla a la Comisión Federal de Mejora Regulatoria COFEMER adjuntando el Acuerdo Secretarial y los formatos descargables a publicar.

Firma del Acuerdo por el Secretario u homónimo

Una vez obtenida la MIR, el Acuerdo Secretarial debe de ir firmado por el Secretario u homónimo.

Publicación del formato en el DOF

Ya con el Acuerdo Secretarial firmado, la dependencia debe de llevarlo en físico, junto con los formatos a publicar y la MIR, al Diario Oficial de la Federación (DOF) y esperar su publicación.

Elaboración del PDF editable

Con la finalidad de hacer más eficiente el llenado del formato descargable, se le elaborará un formulario editable para que el ciudadano tenga la opción de llenarlo a computadora.

Existen una serie de lineamientos que se deben de seguir con el fin de estandarizar la elaboración de los formatos descargables en PDF editable:

Cuadros de texto editables

Un cuadro de texto editable es un espacio en donde se puede capturar a computadora un texto sobre un formato en PDF.

  • Todos los cuadros de texto editables deberán ir personalizados para que se escriba alineado a la izquierda (Exceptuando los cuadros de texto de fechas que deben de ir alineadas al centro).
  • Todos los cuadros de texto editables deberán ir personalizados para ser Multilínea y así poder capturar más información en uno solo.
  • Todos los cuadros de texto editables deberán de ir dentro de los recuadros blancos del formato.

Formato editab le correcto.jpg

Botones de opción (radio)

Los botones de opción o radio-botones son utilizados cuando existen diferentes tipos de opciones para elegir y sólo se puede elegir una.

Botones de opción editables.png

Casillas de selección (checkbox)

Las casillas de selección o checkbox son utilizados cuando existen diferentes tipos de opciones para elegir y se pueden elegir más de una dentro del grupo.

Casillas de selección editables.png

Nota: Al terminar el formato editable, favor de checar que los campos de captura ser encuentren en el orden deseado para que el usuario pueda navegar por él de manera fluida.

Publicación de formatos en el portal www.gob.mx

Al terminar todos los pasos anteriormente mencionados, la Unidad de Gobierno Digital compartirá en la nube el formato terminado generando una liga que se compartirá en el portal www.gob.mx para que los usuarios tengan acceso a él y puedan descargarlo en cualquier dispositivo con conexión a internet.

Estándar de medidas para formatos descargables

Con el fin de estandarizar el diseño de los formatos, también se ha implementado un estándar de medidas que nos ayudará a homologar el alto y ancho de campos, márgenes, espacios, y logos de los formatos descargables en diferentes instituciones.

Estándar de medidas.png

Mesa de ayuda

Si requieres ayuda y no tienes esta guía a la mano, o te resulta insuficiente.

Nuevaversiónmesadeayuda.png