Guía para la revisión de entregables por parte del Enlace OIC para “Fichas de trámite” y sección de “Más información”

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Introducción

La programación anual de los trámites que se integran en el ciclo de mejora e innovación continua, tiene sustento normativo en el Guía para la estandarización y certificación de los trámites digitales con el Sello de Excelencia en Gobierno Digital , publicada en el Diario Oficial de la Federación el 3 de agosto de 2016, la cual contempla en su apartado 6. MEJORA, emitir recomendaciones de mejora e innovación continua, así como la aplicación de las mismas para mejorar e innovar en la aplicación del estándar de servicios digitales.

Acceso y configuración de la herramienta

En el proceso de revisión de entregables, los Enlaces OIC se apoyarán de la herramienta gobtools, la cual les permitirá dar seguimiento y poder documentar el avance de sus actividades.


Para poder utilizar esta herramienta, la Unidad de Gobierno Digital hace entrega personal a los Titulares del Órgano Interno de Control de cada institución de una carta responsiva para la generación de usuario y contraseña. Si se requiere la creación de alguna cuenta adicional, se deberá enviar un oficio a la Titular de la Unidad de Gobierno Digital con la designación de los nuevos usuarios.


1. Para ingresar a gobtools, se deberá acceder a la siguiente dirección electrónica:


https://migobmx.atlassian.net/login


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2. Ingresar el usuario, dar click en continuar:


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3. Colocar la contraseña y finalmente presionar el botón inicio de sesión:


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4. En el caso que no se recuerde el usuario y la contraseña, se deberá hacer click en ¿No se puede iniciar sesión?:


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5. A continuación se deberá ingresar el usuario y será enviado un enlace de recuperación al correo electrónico al que corresponde su usuario para restablecer la contraseña:


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6. Si es la primera vez que ingresa a gobtools, en la página de inicio se deberá hacer click en Cuadro de mandos y posteriormente Administrar paneles:


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7. Dentro de Administrar paneles, se seleccionará la opción de Popular. En el caso del Enlace del Órgano Interno de Control, dará click en la opción Revisiones VUN, verificando que la estrella quede en color negro:


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8. Así, la próxima vez que se desee ingresar a gobtools, tendrá configurado el acceso directo al tablero que se desea consultar:

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Proceso de revisión

1. En el proceso de revisión de entregables, el Enlace OIC ingresará a gobtools, dará click en el proyecto VUN Revisiones y dentro de la primera tabla de estadística Estadísticas de incidencia: Revisiones VUN (Estado) seleccionar el Total:


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Al seleccionar esta opción, se desplegará el total de entregables a revisión por el Enlace OIC, sin hacer distinción de los Tipos de entregables , Ola y Versión.


2. Se abrirá la siguiente ventana. En ella se puede dar seguimiento y documentar los avances, teniendo en cuenta los siguientes campos:


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  • 1 Proyecto: Tipo de proceso que se desea trabajar o revisar. Deberá seleccionarse el proyecto Revisiones VUN, el cual refleja los entregables que serán revisados por el Enlace OIC.
  • 2 Tipo: Se refiere al tipo de entregable Ficha Trámite, Más Información, Formulario Web.
  • 3 Estado: Los estatus en los que se pueden encontrar los entregables como son Abierto, Asignado, Revisión en proceso, Cerrado enviado a mejora, Cerrado sin observaciones.
  • 4 Homoclave del trámite: La clave que sirve como identificación del trámite en cuestión. También refleja el tipo de entregable que se está revisando.
  • 5 Responsable: El nombre del usuario responsable de hacer los cambios en la herramienta. En caso de no coincidir el nombre, se deberá notificar para que sea modificado.
  • 6 Liga del trámite: Direcciona a la Ficha de Trámite publicada en el portal www.gob.mx/tramites
  • 7 Fechas: La fecha de inicio y término del proceso en cuestión.


3. Para poder acceder a los entregables a revisar o dar seguimiento, habrá que filtrar la herramienta dando click en Tipo, donde se seleccionará el entregable que se desea revisar, en este caso Ficha Trámite o Más Información, verificando se esté trabajando en la Versión 1.


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El estatus en el que se encontrarán los entregables será Asignado, el cual es definido por la Unidad de Gobierno Digital, e indica que se puede comenzar con el proceso de revisión:


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4. Cambios de estados

4.1 Asignado-Revisión en proceso: El primer cambio de estado se realizará a partir de la segunda semana de actividades a Trabajo en Proceso; para ello se dará click en Iniciar Revisión e ingresar al link del trámite:


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4.1.1. Revisión de Ficha de Trámite


Para dar una revisión completa de la Ficha de Trámite es importante identificar los siguientes campos:


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Los criterios que se deberán tomar en cuenta para la revisión de la Ficha de Trámite de cada campo señalado anteriormente serán:


Nombre ciudadano:


  • Su extensión debe ser corta.
  • Se deben evitar verbos tales como: obtén, tramita, solicita, etc.
  • Se puede hacer uso de siglas, siempre y cuando el significado completo de ellas se defina en la descripción ciudadana.
  • Si un trámite cuenta con modalidades, es necesario especificar en el nombre.
  • Incluir en el nombre si el trámite pertenece a un lugar en especial, ya sea Estado o institución.


Descripción ciudadana:


Describir cuál es la finalidad, beneficios y/o importancia de realizar el trámite. Se puede contextualizar sobre el trámite, sobre qué o quiénes deben llevarlo a cabo. La redacción de la descripción ciudadana debe ser mediante pregunta y respuesta. No es necesario decir todo en la descripción, siempre y cuando la información se encuentre detallada en la ficha del trámite.


Documentos necesarios


Debe señalar puntualmente los documentos que se solicitan al ciudadano para poder realizar el trámite o servicio.

Debe contener por lo menos un modo de presentación (original, copia y/o copia certificada). Si no pide documentos deberá decir: No se requiere ningún documento Si el trámite se puede realizar mediante el canal de atención En línea, es necesario especificar cuáles son los datos que se deben tener a la mano a la hora de realizar el trámite.


Observaciones:


En caso de ser necesario, dentro de esta sección se pueden incluir notas aclaratorias para documentos específicos de acuerdo a las necesidades de las instituciones; por ejemplo, los tipos de documentos que se deben presentar como Identificación oficial o si algún documento cuenta con requisitos específicos.


Costos:


Concepto y monto exacto a pagar para poder realizar el trámite; o en su caso, si es Trámite gratuito.


Observaciones:


Se pueden incluir notas aclaratorias acerca de los montos de acuerdo a las necesidades de las instituciones, por ejemplo, en caso de que en el costo del trámite NO se especifique el IVA o redondeos.


Dentro de la sección de notas aclaratorias se puede agregar la dirección electrónica para descargar la hoja de ayuda para pago en ventanilla bancaria o dirección electrónica para realizar pago en línea.


Opciones para realizar el trámite en línea


Deben señalar los canales de atención disponibles y vigentes para realizar el trámite o servicio (En línea, presencial, vía telefónica, servicios de mensajería y correo electrónico).


En línea: Deberá contener la dirección electrónica en donde se puede comenzar o realizar el trámite.


Ejemplo:


En línea: Empieza tu solicitud en línea aquí, imprime y preséntala de manera presencial.


En línea: Realiza tu trámite en línea aquí.


En línea: Empieza tu trámite en línea aquí y terminalo de manera presencial


Observaciones:


Si esta opción únicamente se realiza en un determinado tiempo, se deberá incluir el periodo de inicio y de fin.


Si el trámite requiere el uso de e.firma, será necesario especificar con qué navegador y versión de java (en caso de necesitarlo) se debe contar para su ejecución.


Cita: En su caso, indicar la dirección electrónica en donde el ciudadano puede obtener una cita para realizar su trámite de manera presencial.


Ejemplo:


Cita en línea: Ingresa aquí.


Presencial: Especificar el o los lugares (tipo de oficinas) en donde se puede llevar a cabo el trámite, así como sus horarios de atención.


Observaciones:


La dirección de una oficina en particular debe contener la siguiente información: Calle, número, colonia, delegación/municipio, código postal y entidad federativa. En este apartado se puede incluir un hipervínculo que lleve a la consulta del directorio de oficinas de su institución.


Ejemplos:


Presencial: En la Subdelegación u Oficina Auxiliar de Afiliación y Cobranza que te corresponda, de lunes a viernes en días hábiles para el IMSS de 8:00 a 15:30 horas.


Presencial: Acude al Registro Nacional Agropecuario (RNA), ubicado en Av. Cuauhtémoc 1230, Piso 5, Col. Santa Cruz Atoyac, Código Postal 03310, Ciudad de México, de lunes a viernes de las 9:00 a las 15:00 horas y de 16:00 a 18:00 horas.


Vía telefónica: Deberá contener el número telefónico a 8 dígitos y, en caso de aplicar algún número del interior de la República, se deberá anteponer la clave lada, seguida del número de extensión.


Ejemplos:


Vía telefónica: (Informes) (55) 3601 8550 extensión 63650 en un horario de atención de 08:00 a 16:00 horas.


Vía telefónica: Para información comunícate al 36013800 extensión 61100 o al lada sin costo 01 800 288 6688


Vía correo electrónico: Dirección electrónica a la cual se debe enviar la documentación o información necesaria para realizar el trámite.


Ejemplo:


Vía correo electrónico: Envía de manera digital el formato de solicitud o escrito libre junto con la documentación necesaria al correo electrónico: atencionciudadana@fonhapo.gob.mx


Servicio de mensajería: Indicar la dirección y especificaciones necesarias para el envío de documentos.


Ejemplo:


Servicio de mensajería: Puedes hacernos llegar tu trámite vía mensajería de tu preferencia al Centro Integral de Servicios de la COFEPRIS, y adjuntar una guía prepagada de mensajería para el envío de la respuesta.


4.1.2 Revisión de Más Información


Este entregable se encuentra dentro de la Ficha de Trámite de dos formas diferentes:


Como botón principal de acción:


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B) Como segundo botón de acción:


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En el caso de la sección de Más Información, los criterios a revisar son los siguientes:


Si cuenta con gráfica base.


Tener como contenido información que le puede ser útil al ciudadano para que pueda llevar a cabo el trámite o servicio y que esté actualizada y alineada con la Ficha de Trámite. No tenga faltas de ortografía y haya un buen uso de mayúsculas y minúsculas. Las ligas no estén rotas y direccionen correctamente.


4.2. Revisión en proceso-Cerrado sin observaciones/enviado a mejora: En la cuarta semana de actividades, se documentará el proceso de revisión colocando los criterios de validación y dando click en el apartado Revisar ; dependiendo del caso, se deberá seleccionar alguno de los criterios de validación: Cumple, No cumple o No aplica.


Nota: Únicamente en el apartado de oficinas se deberá colocar No aplica.


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4.2.1. En el caso de Ficha Trámite, el checklist se encuentra conformado de la siguiente manera:


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4.2.2 Para Más Información, el checklist es el siguiente:


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4.3 Cerrado sin observaciones


El estatus del entregable será Cerrado sin observaciones si tiene Cumple en todos los criterios de validación, lo que significa que el entregable no requiere mejoras.


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4.4 Cerrado enviado a mejora


El estatus será Cerrado enviado a mejora si tiene al menos un No Cumple, lo que indica que fueron detectadas mejoras que requieren ser implementadas por la institución en el proceso de Aplicación de Mejoras.


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5. Instructivo de llenado del Formato de Solicitud de Cambios

Los entregables que pasarán al proceso de Aplicación de mejoras serán únicamente aquellos que tengan el estatus Cerrado enviado a mejora y en el cual, el Enlace OIC deberá llenar el Formato de Solicitud de Cambios por cada Ficha Trámite con dicho estatus.


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Los pasos a seguir para llenar correctamente el Formato de Solicitud de Cambios son los siguientes:


Paso 1. Capturar la homoclave del trámite en cuestión en las celdas F1 (fila 1, columna F) y B3 (fila 3, columna B):


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Paso 2. Capturar el nombre y siglas de la dependencia / entidad en la celda B2 (fila 2, columna B):


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Paso 3. En la columna B, seleccionar (Cumple, No cumple, No aplica) como resultado de la revisión de cada uno de los criterios de validación, según corresponda:


  • Lenguaje Ciudadano
  • Altas, bajas y ortografía
  • Ligas
  • Documentos
  • Oficinas
  • Múltiples canales
  • Costos


Nota: En las celdas de la columna B se encuentra habilitado un combo (flecha hacia abajo) que permite seleccionar el resultado, según corresponda:


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Paso 4. Para aquellos casos en los que el criterio de validación fue No cumple, el Enlace OIC deberá agregar sus sustentos y comentarios por los cuales dicho punto debe atenderse y/o solventarse (columna C de la fila 5 a la 11 Observaciones Enlace OIC):


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Paso 5. En seguimiento a los casos ubicados en el paso 4, para aquellos casos en los que el criterio de validación fue No cumple, se deberá capturar la información tal cual se muestra en la ficha publicada en gob.mx, como referencia del cambio que se tendrá que realizar (columna D a partir de la fila 5 a la 11 Dice ):


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El resto del Formato de Solicitud de Cambios será llenado por parte del Enlace OIC y la Institución durante el proceso de Aplicación de Mejora Continua:


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Posteriormente, como parte de la documentación del proceso, el Formato de solicitud de cambios deberá cargarse a gobtools en la parte Adjuntos y dando click en explorar:


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La herramienta permite cargar un archivo desde la computadora, dropbox o drive. Se debe seleccionar alguna de las opciones, dar click en el archivo y después en abrir, con lo que se guardará el archivo en la herramienta:


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Para la sección de Más Información, la evidencia de las observaciones realizadas, se puede llevar a cabo mediante dos opciones:


Formatos de solicitud de cambios


En el caso de Más Información, no se comparte un Formato de solicitud de cambios, pero en caso de decidir documentar las evidencias de esta manera se deberá modificar los campos por los que se revisan en este tipo de entregable.


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Formato libre


Si se opta por el formato libre, la herramienta acepta distintos tipos de documentos (word, pdf, pptx, screenshots, etc.) Un ejemplo de formato libre de evidencias puede ser el siguiente:


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