Criterios de digitalización de trámites y servicios digitales

De Gobmx
Saltar a: navegación, buscar

La Guía de Digitalización de Trámites y Servicios Gubernamentales se compone de guías y lineamientos que permitirán orientar a las dependencias y entidades en la digitalización de los trámites y servicios que ofrecen a los ciudadanos. En este sentido, la digitalización considera una priorización que permite identificar el orden para incorporar componentes tecnológicos y de esta manera maximizar el beneficio al ciudadano y al gobierno.

Los esquemas de tramitación permiten identificar los procesos comunes de acuerdo a un funcionamiento estándar y a buenas practicas con la finalidad de homogeneizar las modalidades de los trámites presentes en la Administración Pública.

*Estos modelos, guías, instructivos, estándares y documentos análogos se liberan conforme avanza el proceso de implementación de la Ventanilla Única Nacional y se publican en la página www.cidge.gob.mx.

La Digitalización

La digitalización es un proceso que se construye a través de los productos generados en fases anteriores, la misma se concibe tomando en cuenta dos variables:

  1. La digitalización de trámites que implica la incorporación de componentes de gobierno electrónico al proceso de tramitación; y
  2. La interoperabilidad entre trámites.

CRI1.jpg

En definitiva, la digitalización es el proceso que permitirá abordar integralmente los trámites y servicios en la Ventanilla Única Nacional.

CRI2.jpg

La digitalización de los trámites implica abordar distintos ámbitos del trámite, para contemplarlo de manera integral. A continuación, se presenta una imagen que ejemplifica alguna de las iniciativas de digitalización que se deberán abordar:

Madurez de la digitalización de trámites

La evaluación del nivel de “madurez de un trámite” en cuanto a la digitalización permite identificar el avance del trámite en los diferentes ámbitos y comparar de forma concreta un trámite con otro de acuerdo a su desarrollo. A continuación se muestra una imagen que ilustra los cuatro ámbitos de análisis (procesos, organizacional, normativo y tecnológico) y cómo estos se relacionan con los cuatro niveles de madurez de acuerdo a la Organización de Naciones Unidas (ONU).

Iop.png


Los niveles de madurez permitirán identificar de forma ágil el estado de los trámites en cuanto a los diferentes ámbitos.

En esta línea, al incrementar en los niveles de madurez será posible implementar diferentes funcionalidades del trámite en la Ventanilla Única, desde la publicación de la información en el Portal, hasta la operación completa en línea.

Poi.png


La clasificación de los trámites de acuerdo a los diferentes niveles permitirá incorporar parcialmente los trámites en GOB.MX, mientras se sigue trabajando hacia la digitación completa.

En este sentido, los ámbitos cuentan con diferentes características que se evalúan en cada uno de los niveles y se comprueban mediante acciones concretas.

Cuestionario para la evaluación del nivel de madurez tecnológica del trámite

000A1.jpg

Procesos2.jpg

000c31.jpg

000c4.jpg

000c5.jpg

000c6.jpg

000c7.jpg

000c8.jpg

Iniciativas de digitalización

Para cada uno de los ámbitos definidos en el apartado anterior (procesos, organización y personas, normativo y tecnológico), se han identificado un conjunto de iniciativas estándar que podrían ser de aplicabilidad de cara a conseguir la meta de Nivel 4 de digitalización.

De esta manera, las iniciativas de digitalización servirán para definir el Plan de Trabajo global de cada dependencia.

CRI12.jpg

Estas iniciativas estándar son las que se presentan a continuación:

Iniciativas de digitalización

Procesos

000A2.jpg


PRO-001 – Llevar a cabo un levantamiento y una diagramación completa de los procesos asociados al trámite o servicio.

Casos en los que aplica: Aplica en aquellos casos en los que:

• No hay procesos definidos para el trámite o servicio. • Algunos procesos para el trámite o servicio están definidos o cuentan con una definición muy básica.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo identificar todos y cada uno de los procesos asociados al trámite o servicio, detallando cuál es su flujo completo de actividades en un mapa de procesos. Para ello, se deberá proporcionar toda la información sobre el funcionamiento del trámite o servicio: etapas, actividades, actores involucrados, documentos de entrada y de salida asociados a cada actividad y los sistemas y/o aplicaciones informáticas que dan soporte al trámite o servicio.

Recomendación: Para la correcta ejecución de esta iniciativa se recomienda consultar la guía “8. Estándar de diagramación de procesos BPMN” correspondiente la “guía de digitalización de trámites y servicios gubernamentales” y disponible en el sitio web: alfa.gob.mx/wikimanuales


PRO-002 - Complementar los diagramas de procesos con la información relativa a los sistemas IT que dan soporte al trámite o servicio.

Casos en los que aplica: Aplica para aquellos casos en los que:

• Algunos procesos para el trámite o servicio están definidos o cuentan con una definición muy básica.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo identificar los sistemas y/o aplicaciones informáticas que participan en cada una de las actividades de los procesos asociados al trámite. Para ello, se deberá proporcionar la función u objetivo principal que desempeña el sistema y/o aplicación informática en cada actividad, así como conocer qué información es intercambiada o registrada y cuáles son las bases de datos que se nutren de esta información.

Recomendación: Para la correcta ejecución de esta iniciativa se recomienda consultar la guía “8. Estándar de diagramación de procesos BPMN” correspondiente a la “guía de digitalización de trámites y servicios gubernamentales” y disponible en el sitio web: alfa.gob.mx/wikimanuales


PRO-003 - Identificar el esquema de tramitación al que pertenece el trámite o servicio.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para todos los casos, independientemente del nivel de madurez tecnológica en que se encuentre el trámite o servicio.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo identificar cuál es, respecto de los 33 modelos de tramitación existentes, el que se ajusta al trámite o servicio. En esta línea, una vez identificado el modelo de tramitación o funcionamiento, la dependencia o entidad deberá indicar cuáles son las actividades que, dentro del proceso del trámite, están vinculadas a cada una de las etapas del esquema de tramitación.

Recomendación: Para la correcta ejecución de esta iniciativa se recomienda consultar la guía “1. Modelo de tramitación electrónica” correspondiente a la “guía de digitalización de trámites y servicios gubernamentales” y disponible en el sitio web: alfa.gob.mx/wikimanuales


PRO-004 - Realizar un diagnóstico del trámite o servicio para identificar potenciales áreas de optimización.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que:

• El trámite o servicio no ha sido optimizado, sin embargo es susceptible de mejora.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo identificar los potenciales aspectos a optimizar en un determinado trámite o servicio, de acuerdo a diferentes criterios: 1) Afirmativa ficta, 2) Supresión de obligaciones de Información/Uso de formatos sencillos/Renovación simple, 3) Procedimiento de resolución inmediata/Reducción del tiempo de respuesta, 4) Ampliación de vigencia, 5) Transformar en aviso (Compromiso bajo protesta de decir verdad), 6) Eliminación, 7) Fusión y, 8) Digitalización de trámites (Interoperabilidad, Pago en medios electrónicos, etc.). Una vez identificados qué criterios son de aplicabilidad para el trámite o servicio, la dependencia o entidad iniciará el trabajo de optimización con la ayuda de la Comisión Federal de Mejora Regulatoria (COFEMER).

Recomendación: Para la correcta ejecución de esta iniciativa se recomienda consultar la “4. Guía para la optimización de trámites y servicios digitales” correspondiente a la “guía de digitalización de trámites y servicios gubernamentales” y disponible en el sitio web: alfa.gob.mx/wikimanuales


PRO-005 - Llevar a cabo una mejora de los procesos que dan soporte al trámite o servicio.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que:

• El trámite o servicio ha sido analizado y se encuentra con una propuesta de optimización por parte de COFEMER.

Descripción: Llevar a cabo un análisis detallado de los procesos asociadas al trámite con el objetivo de identificar iniciativas de mejora que permitan estandarizar los procedimientos internos y mejorar el rendimiento en términos de tiempo, coste y calidad.

Recomendación: Para la correcta ejecución de esta iniciativa se recomienda consultar la guía “Lineamientos que establecen los criterios para la priorización de trámites y la elaboración de propuestas para su simplificación” de la Comisión Federal de Mejora Regulatoria (COFEMER).


PRO-006 - Aplicar las mejoras de proceso identificadas por COFEMER a los procesos que dan soporte al trámite o servicio.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que:

• El trámite o servicio ha sido analizado y se encuentra con una propuesta de optimización por parte de COFEMER.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo la implementación de las mejoras de proceso identificadas por COFEMER a todos aquellos procesos que dan soporte al trámite o servicio.

Recomendación: Para la correcta ejecución de esta iniciativa se recomienda consultar la guía “Lineamientos que establecen los criterios para la priorización de trámites y la elaboración de propuestas para su simplificación” de la Comisión Federal de Mejora Regulatoria (COFEMER).


PRO-007 - Validar la información relativa a la descripción del trámite o servicio (Lenguaje Ciudadano, Hechos Vitales y Familias).

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para todos los casos, independientemente del nivel de madurez tecnológica en que se encuentre el trámite o servicio.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo llevar a cabo una revisión completa y detallada de toda la información relativa al trámite, previa a su publicación en el Catálogo Nacional de Trámites y Servicios (CNTSE). Para ello, la dependencia o entidad deberá comprobar cada uno de los campos a informar en el CNTSE y corroborar que éstos cumplen con los estándares de calidad definidos.

Recomendación: Para la correcta ejecución de esta iniciativa se recomienda consultar la guía “6. Guía rápida de lenguaje ciudadano” correspondiente a la “guía de Catálogo Nacional de Trámites y Servicios del Estado (CNTSE)” y disponible en el sitio web: alfa.gob.mx/wikimanuales

Organización y personas

000b2.jpg


OYP-001 – Crear el equipo de trabajo multidisciplinario, integrado por el usuario clave de jurídico, negocio, DGTI y gestión del cambio, que ejecute todas las acciones de digitalización previstas en el Plan de Trabajo.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para todos los casos, independientemente del nivel de madurez tecnológica en que se encuentre el trámite o servicio.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo formar un equipo de trabajo dentro de la dependencia o entidad configurado por perfiles clave que permitan dar cobertura a los 5 ámbitos de acción: procesos, normativo, organización y personas, tecnología e interoperabilidad. Este equipo de trabajo estará liderado por el Enlace Digital Nacional, que es el responsable de implementar el proceso de digitalización dentro de la dependencia o entidad. Al tratarse de un grupo de trabajo multidisciplinario con personas pertenecientes a distintas unidades o áreas de la organización, se deberá estimar la necesidad de recursos/hora que cada miembro del equipo dedicará a tareas de digitalización.

Recomendación: Para la correcta ejecución de esta iniciativa se recomienda consultar la “guía de la Estrategia de Administración del Cambio” y disponible en el sitio web: alfa.gob.mx/wikimanuales


OYP-002 – Formar al equipo de trabajo multidisciplinario en las herramientas necesarias para la digitalización.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para todos los casos, independientemente del nivel de madurez tecnológica en que se encuentre el trámite o servicio.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo ejecutar las acciones de formación necesarias para capacitar al equipo de trabajo en las herramientas de digitalización disponibles.

Recomendación: Para la correcta ejecución de esta iniciativa se recomienda consultar las guías disponibles en el sitio web: alfa.gob.mx/wikimanuales


OYP-003 – Formar al personal de la unidad vinculada al trámite o servicio en los conocimientos necesarios para tramitar en línea.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para todos los casos, independientemente del nivel de madurez tecnológica en que se encuentre el trámite o servicio.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo llevar a cabo una capacitación que permita al personal de la dependencia o entidad adquirir los conocimientos necesarios para poder tramitar en línea.

Recomendación: N/D


OYP-004 – Formar al personal de la unidad vinculada al trámite o servicio en las competencias básicas para el uso de computadoras.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que:

• El equipo gestor del trámite no dispone de las capacidades para adaptarse a una tramitación en línea.

• El equipo gestor del trámite dispone de ciertas capacidades para adaptarse a una tramitación en línea.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo capacitar al personal de la unidad vinculada al trámite o servicio en las competencias básicas en computación, de tal manera que puedan entender y afrontar las necesidades derivadas de una tramitación en línea.

Recomendación: N/D


OYP-005– Comunicar al personal de la unidad vinculada al trámite sobre las nuevas funcionalidades introducidas como consecuencia de la digitalización.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para todos los casos, independientemente del nivel de madurez tecnológica en que se encuentre el trámite o servicio.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo llevar a cabo las acciones de comunicación necesarias para dar a conocer al personal de la unidad vinculada al trámite o servicio las nuevas funcionalidades introducidas como consecuencia de la digitalización.

Recomendación: N/D


OYP-006– Llevar a cabo una estimación del impacto potencial de la digitalización en el dimensionamiento de la unidad.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que:

• La digitalización va a tener un impacto significativo sobre el dimensionamiento de la unidad, aumentando el número de personas necesarias.

• La digitalización va a tener un impacto significativo sobre el dimensionamiento de la unidad, disminuyendo el número de personas necesarias.

Descripción: Llevar a cabo un estudio que analice las necesidades o excesos de personal que puedan derivarse como consecuencia de la digitalización.

Recomendación: N/D


OYP-007– Llevar a cabo un estudio organizacional para la redistribución de roles, funciones y tareas del personal de la unidad que da soporte al trámite como consecuencia de la digitalización.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que:

• La digitalización va a tener un impacto significativo sobre la reorganización de la unidad.

Descripción: Llevar a cabo un estudio que analice las implicaciones organizacionales derivadas de la digitalización, con el objetivo redistribuir de manera eficiente las funciones y tareas del personal de las oficinas encargado de la tramitación.

Recomendación: N/D


OYP-008– Comunicar al personal de la unidad vinculada al trámite sobre los nuevos cambios organizacionales introducidos como consecuencia de la digitalización.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que:

• La digitalización va a tener un impacto significativo sobre la reorganización de la unidad.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo definir y ejecutar las acciones de comunicación necesarias para dar a conocer al personal de las oficinas encargado de la tramitación los potenciales cambios en sus funciones y tareas. El objetivo principal es implementar una adecuada estrategia de comunicación que facilite la transición o el cambio en funciones.

Recomendación: N/D


OYP-009– Llevar a cabo un estudio técnico para la preparación del espacio físico de la/s oficina/s a los nuevos requerimientos derivados de la digitalización.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que:

• La digitalización va a tener un impacto significativo sobre la adecuación del espacio físico de la/s oficina/s de la dependencia o entidad.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo la realización de un análisis técnico que permita identificar las necesidades de infraestructura derivadas de la digitalización (en términos de hardware, software, espacio físico, etc.), con la finalidad de habilitar los espacios físicos a la atención presencial de cada dependencia a la estrategia de digitalización definida en el documento“Red de Puntos Multiservicio de la Ventanilla Única Nacional.

Recomendación: N/D


OYP-010 – Acondicionar los espacios físicos de cada dependencia para prepararlos para el proceso de digitalización.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para todos los casos, independientemente del nivel de madurez tecnológica en que se encuentre el trámite o servicio.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo la implementación de todas las acciones necesarias que permitan habilitar los espacios físicos de atención presencial de cada dependencia a la estrategia de digitalización definida en el documento“Red de Puntos Multiservicio de la Ventanilla Única Nacional. En este sentido, y tal y como se recoge en el documento, las instituciones deberán llevar a cabo las modificaciones necesarias en sus oficinas de tal manera que los usuarios puedan solicitar los trámites y servicios de diferentes dependencias gubernamentales a través de uno o varios equipos de cómputo con conexión a GOB.MX.

Recomendación: N/D


OYP-011 – Dar a conocer el proyecto GOB.MX en toda la dependencia.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para todos los casos, independientemente del nivel de madurez tecnológica en que se encuentre el trámite o servicio.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo dar a conocer los objetivos estratégicos del plan de desarrollo nacional que está respaldando la implementación del proyecto GOB.MX.

Recomendación: N/D


OYP-012 – Detallar las responsabilidades de los roles de los equipos interdisciplinarios.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para todos los casos, independientemente del nivel de madurez tecnológica en que se encuentre el trámite o servicio.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo explicar y aclarar lo que se espera de cada uno de los roles del equipo interdisciplinario. Esto con el fin de formar de un equipo eficiente que sepa cuáles son las actividades que se esperan de su parte y así contar con una línea de acción para la implementación del proyecto GOB.MX.

Recomendación: N/D

Normativo

000b3.jpg

NOR-001 – Elaborar el manual de procedimientos internos del trámite o servicio.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que:

• El trámite no cuenta con un reglamento interno que detalla el funcionamiento del mismo.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo la elaboración del manual de procedimientos interno del trámite o servicio. En concreto, este documento de control interno es el que contiene la información detallada, ordenada, sistematizada e integral de todas las instrucciones, responsabilidades políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones, servicios o actividades que se realizan en la institución.

Recomendación: N/D


NOR-002 – Adaptar los manuales de procedimientos internos de la dependencia o entidad para adecuarse a las necesidades de una tramitación en línea.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que:

• El trámite o servicio cuenta con un reglamento interno que detalla el funcionamiento del mismo pero no contempla el uso de complementos electrónicos para apoyar al mismo.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo la modificación del manual de procedimientos interno del trámite o servicio para adecuarse con las necesidades específicas de una tramitación en línea. En concreto, el manual de procedimientos interno de la dependencia o entidad es el documento de control interno el cual contiene la información detallada, ordenada, sistematizada e integral de todas las instrucciones, responsabilidades políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones, servicios o actividades que se realizan en la institución.

Recomendación: N/D


NOR-003 – Adaptar el reglamento interno de organización de la dependencia o entidad para adecuarse a los requerimientos de una tramitación en línea.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que:

• El trámite o servicio cuenta con un reglamento interno que detalla el funcionamiento del mismo pero no contempla el uso de complementos electrónicos para apoyar al mismo.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo adecuar al reglamento interno de organización de la dependencia o entidad a los requerimientos y necesidades derivadas de una completa tramitación en línea.

Recomendación: N/D


NOR-004 – Validar que los manuales de procedimientos internos y/o el reglamento interno de la organización de la dependencia o entidad incorpora los requerimientos para una tramitación en línea.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que:

• El trámite contempla dentro de su manual de procedimiento interno el uso de componentes electrónicos para apoyar al mismo.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo revisar que la información contenida en los manuales de procedimientos internos y/o reglamentos internos de la organización de la dependencia o entidad incorpora los requerimientos necesarios para poder llevar a cabo una tramitación en línea.

Recomendación: N/D


NOR-005 – Llevar a cabo una manifestación de impacto regulatorio.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que:

• El trámite o servicio es susceptible a una optimización de requisitos normativos mismos que requieran una modificación de acuerdo a recomendaciones de mejora regulatoria de COFEMER. • El trámite se encuentra en estatus de evaluación (derivada de una manifestación de impacto regulatorio) para realizar optimizaciones propuestas por la COFEMER, mismas que requieran una modificación normativa.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo la ejecución de un análisis de mejora del marco regulatorio por parte de COFEMER a los procesos que dan soporte al trámite o servicio.

Recomendación: N/D


NOR-006 – Aplicar las mejoras normativas identificadas por COFEMER a los procesos que dan soporte al trámite o servicio.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que:

• Se cuenta con la propuesta de modificación a la normativa del trámite o servicio, misma que permitirá aplicar optimizaciones propuestas por COFEMER. • Se encuentra en manos de la autoridad competente, la aprobación de cambios a la normativa del trámite, misma que permitirá realizar optimizaciones al trámite o servicio, propuestas por la COFEMER.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo la ejecución de las mejoras en el marco regulatorio identificadas por COFOMER a los procesos que dan soporte al trámite o servicio.

Recomendación: N/D

Tecnológico

000b4.jpg 000b5.jpg

TEC-001 – Implementar una plataforma de operación interna que permita la tramitación de principio a fin.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que:

• La dependencia o entidad no cuenta con un sistema de operación interna que apoye al trámite o servicio, o bien, cuenta con un sistema con funcionalidades muy básicas.

Descripción: Poner en funcionamiento el sistema de operación interna que permita llevar a cabo una tramitación de principio a fin.

Recomendación: N/D


TEC-002 – Habilitar el estándar para el registro de información en línea facilitado por GOB.MX.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que la dependencia o entidad no dispone de una plataforma que permita el registro de la información en línea por parte del solicitante.

Descripción: Establecer los lineamientos generales para la solicitud, captura y procesado de información requerida al solicitante, con el objetivo de poder iniciar con su proceso la tramitación en línea a través del portal GOB.MX.}

Recomendación: N/D


TEC-003 – Permitir el envío y recepción de documentos electrónicos e información derivada del trámite o servicio.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que la dependencia o entidad no cuenta con un sistema o plataforma para el envío y recepción de documentos electrónicos e información derivada del trámite o servicio.

Descripción: Revisar y adecuar el esquema de funcionamiento de las plataformas tecnológicas de la institución, de tal manera que permitan el envío y recepción de documentación oficial a través del portal GOB.MX.

Recomendación: N/D


TEC-004 – Habilitar la solicitud en línea con formato único.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que la dependencia o entidad no dispone de un sistema o plataforma que permite la solicitud en línea con formato único.

Descripción: Establecer un formato estándar para hacer efectiva la solicitud del trámite a través del portal GOB.MX. Este formato contendrá información relacionada con el usuario, su situación y trámite o servicio a realizar. Para el llenado del formato de solicitud, únicamente aparecerán habilitados los campos de información indispensable para la tramitación, y que no hayan sido proporcionados con anterioridad a la Administración Pública.

Recomendación: Para la correcta ejecución de esta iniciativa se recomienda consultar la guía “9. Estándar de formato único” correspondiente al “Manual de digitalización de trámites y servicios gubernamentales” y disponible en el sitio web: alfa.gob.mx/wikimanuales


TEC-005 – Habilitar la respuesta o resolución del trámite o servicio en línea.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que la dependencia o entidad no dispone de un sistema o plataforma que permite la respuesta o resolución del trámite o servicio en línea.

Descripción: Implantar un modelo estándar para la emisión de resoluciones en línea, mediante el cual, la Administración Pública le comunicará al interesado si su solicitud fue realizada satisfactoriamente o no. Asimismo, la institución dispondrá de un mecanismo efectivo para entregar el documento de salida resultante de la tramitación. Para que el documento de salida tenga validez, éste deberá ser compulsado por la institución.

Recomendación: Para la correcta ejecución de esta iniciativa se recomienda consultar la guía “10. Estándar de resoluciones electrónicas” correspondiente al “Manual de digitalización de trámites y servicios gubernamentales” y disponible en el sitio web: alfa.gob.mx/wikimanuales


TEC-006 – Habilitar el módulo diseñado por GOB.MX para la gestión electrónica de citas.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que la dependencia o entidad no dispone de un sistema o plataforma que permite la gestión electrónica de citas.

Descripción: Adecuar la plataforma tecnológica de la dependencia o entidad para poner en funcionamiento el estándar para la solicitud y gestión de citas electrónicas a través del portal GOB.MX.

Recomendación: N/D


TEC-007 – Implementar el módulo para la creación de expedientes electrónicos.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que el sistema de operación interna de la dependencia o entidad no permite la creación de expedientes electrónicos.

Descripción: Aplicar las recomendaciones estándar de la Administración Pública para la conformación de expedientes electrónicos. Estos expedientes permitirán conocer qué institución posee información previamente provista por el solicitante. Esta información podrá ser utilizada para la interoperabilidad de las instituciones, reduciendo los documentos requeridos al ciudadano en trámites o servicios posteriores.

Recomendación: N/D


TEC-008 – Conectar o implementar el módulo de motor de pagos al estándar de tramitación en línea facilitado por GOB.MX.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que la dependencia o entidad no dispone de un sistema o plataforma que permite el motor de pagos.

Descripción: Desarrollar e implementar la base tecnológica para la realización de pagos en línea a través del portal GOB.MX. Este módulo permitirá al solicitante cumplir con el pago de los gastos imputados al trámite haciendo uso de distintos canales, entre los que se consideran: tarjetas de crédito y débito, transferencias bancarias, línea de captura y movimientos vía celular.

Recomendación: Para la correcta ejecución de esta iniciativa se recomienda consultar la “7. Guía de integración a motor de pagos” correspondiente al “Manual de digitalización de trámites y servicios gubernamentales” y disponible en el sitio web: alfa.gob.mx/wikimanuales


TEC-009 – Implementar el módulo de Firma Electrónica Avanzada facilitado por GOB.MX.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que la dependencia o entidad no dispone de Firma Electrónica Avanzada.

Descripción: Incorporar el sistema de firma electrónica avanzada con la finalidad de validar la identidad de los usuarios del portal GOB.MX. A través de esta iniciativa, será posible realizar trámites sensibles en cuanto a su impacto e importancia tanto para el interesado como para la Administración Pública. La firma electrónica avanzada será usada como mecanismo de identificación del usuario.

Recomendación: N/D


TEC-010 – Habilitar el módulo de seguimiento de trámites o servicios en línea facilitado por GOB.MX.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que la dependencia o entidad no dispone de un sistema o plataforma que permite el seguimiento en línea del trámite.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo habilitar la posibilidad de dar seguimiento paso por paso y en tiempo real del estado en que se encuentra el trámite o servicio a través de GOB.MX.

Recomendación: N/D


TEC-011 – Implementar el sistema para la validación electrónica de documentos facilitado por GOB.MX.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que la dependencia o entidad no dispone un sistema o plataforma que permita la validación electrónica de documentos.

Descripción: Poner en funcionamiento el módulo en línea para la revisión de validez de documentos electrónicos. A través de esta funcionalidad, se permitirá saber al interesado si un documento digitalizado es fidedigno o no.

Recomendación: N/D


TEC-012 – Implementar el módulo de emisión de copias electrónicas certificadas facilitado por GOB.MX.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que la dependencia o entidad no dispone un sistema o plataforma que permita la emisión de copias electrónicas certificadas.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo identificar los elementos normativos y técnicos con la finalidad de poder realizar compulsas electrónicas a documentos de relevancia e indispensables para el proceso de tramitación en línea a través del portal GOB.MX. La compulsa electrónica certificará la validez de documentos digitalizados de importancia tanto para el solicitante como para la Administración Pública. La compulsa será realizada por el solicitante cuando emita documentación y también por da dependencia cuando genere documentos de salida.

Recomendación: N/D

TEC-013 – Implementar el sistema para la captación en línea de opiniones.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que la dependencia o entidad no dispone un sistema o plataforma que permita la captación en línea de opiniones por parte del solicitante.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo establecer un módulo que permitirá corregir errores en cuanto al funcionamiento del portal, datos personales presentados a través de la ventanilla única y mejorar la experiencia de tramitación en línea a través del portal GOB.MX. Este apartado permitirá al usuario comunicar sus quejas, denuncias y sugerencias de mejora; información que será procesada por la Administración Pública, mejorando su funcionamiento.

Recomendación: N/D


TEC-014 – Implementar el módulo de acuse de recibo electrónico.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que la dependencia o entidad no dispone un sistema o plataforma que permita generar acuses de recibo electrónicos.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo el desarrollo de un componente electrónico que proporcione al solicitante un comprobante de recepción de información.

Recomendación: N/D

TEC-015 – Implementar el estándar de notificación electrónica facilitado por GOB.MX.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que la dependencia o entidad no dispone un sistema o plataforma que permita la notificación electrónica.

Descripción: Revisar la viabilidad de poner en funcionamiento el modelo de notificación electrónica para la realización de trámites y servicios en línea a través del portal GOB.MX. A través de esta iniciativa, la institución podrá comunicar al solicitante del trámite o servicio, situaciones concretas sobre el estado de su solicitud; por ejemplo, requerimiento de información o corrección de documentos entregados.

Recomendación: N/D


TEC-016 – Implementar el estándar para el envío de notificaciones SMS facilitado por GOB.MX.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que la dependencia o entidad no dispone un sistema o plataforma que permita la notificación SMS.

Descripción: Activar el módulo de envío de notificaciones a través de servicios SMS para trámites y servicios realizados en línea a través del portal GOB.MX. A través de este canal, el interesado recibirá en su teléfono móvil comunicaciones de la institución relacionadas a situaciones concretas del estado de su trámite. Asimismo, se revisará la posibilidad de que el ciudadano pueda realizar solicitudes de tramitación mediante mensajes SMS.

Recomendación: N/D


TEC-017 – Habilitar el estándar para la tramitación en línea a través de plataformas móviles y tabletas.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que la dependencia o entidad no disponga de tramitación en línea a través de plataformas móviles y tabletas. Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo poner a disposición de empresas y ciudadanos la aplicación para tabletas y teléfonos móviles mediante la cual se podrán acceder a los servicios en línea de la Administración Pública para la realización de trámites y servicios.

Recomendación: Para la correcta ejecución de esta iniciativa se recomienda consultar la “12. Guía de priorización de trámites y servicios digitales” correspondiente al “Manual de digitalización de trámites y servicios gubernamentales” y disponible en el sitio web: alfa.gob.mx/wikimanuales


TEC-018 Análisis del potencial de homogeneización a los estándares definidos por GOB.MX de los componentes electrónicos disponibles actualmente por parte de la dependencia.

Casos en los que aplica: En caso de que los la dependencia o entidad cuente actualmente con un sistema informático para apoyar al trámite, mediante el cual tenga interacción con el solicitante. Mismo que implementa componentes de gobierno electrónico.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo realizar un análisis para identificar la potencialidad de los componentes electrónicos utilizados actualmente por la dependencia, para alinearse a los estándares definidos para el Catálogo Nacional de Trámites y Servicios.

Recomendación: Para la correcta ejecución de esta iniciativa se recomienda asesorarse con la Unidad de Gobierno Digital de modo que cada caso sea tratado puntualmente, así como consultar el "Manual de digitalización de trámites y servicios gubernamentales" disponible en el sitio: alfa.gob.mx/wikimanuales

Interoperabilidad

000b6.jpg

INT-001 – Identificar las relaciones del trámite o servicio con otros trámites o servicios de la propia dependencia o entidad.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que la dependencia o entidad:

• No conoce las relaciones del trámite o servicio con otros trámites o servicios.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo detallar todas las relaciones del trámite o servicio con otros trámites o servicios de la propia dependencia o entidad y con otras dependencias o entidades. De esta manera, para cada una de las relaciones identificadas se deberá detallar qué información se comparte y con qué finalidad.

Recomendación: N/D


INT-002 – Identificar las relaciones del trámite o servicio con otros trámites o servicios de la propia dependencia o entidad y con otras dependencias o entidades.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que la dependencia o entidad: • Conoce las relaciones del trámite o servicio con otros trámites o servicios de mi dependencia o entidad pero no con otras dependencias y entidades.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo detallar todas las relaciones del trámite o servicio con otros trámites o servicios de otras dependencias o entidades. De esta manera, para cada una de las relaciones identificadas se deberá detallar qué información se comparte y con qué finalidad.

Recomendación: N/D


INT-003 – Identificar la información que se comparte con otros trámites o servicios.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que la dependencia o entidad:

• Desconoce la información que comparte el trámite o servicio con otros trámites o servicios.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo la identificación de toda la información que se comparte con otros trámites y servicios, así como la fuente (base de datos) donde se almacena esta información.

Recomendación: N/D


INT-004 – Identificar la fuente de la que se extrae la información que se comparte con otros trámites o servicios.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para aquellos casos en los que la dependencia o entidad:

• Conoce la información que comparte el trámite o servicio con otros trámites o servicios pero desconoce la fuente de la que se extrae.

Descripción: Esta iniciativa tiene como objetivo la identificación de la fuente (base de datos) donde se almacena la información que se comparte con otros trámites o servicios.

Recomendación: N/D


INT-005 – Conectar el sistema de operación interna de la dependencia con el estándar de interoperabilidad definido por GOB.MX.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para todos los casos, independientemente del nivel de madurez tecnológica en que se encuentre el trámite o servicio.

Descripción: Vincular el modelo de funcionamiento interno de tramitación de la dependencia con otras dependencias, con el objetivo de instrumentar mecanismos que faciliten compartir información, disminuyendo con ello los requerimientos de información al solicitante.

Recomendación: N/D


INT-006 – Validar las cadenas de interoperabilidad proporcionadas por la UGD.

Casos en los que aplica: Esta iniciativa aplica para todos los casos, independientemente del nivel de madurez tecnológica en que se encuentre el trámite o servicio.

Descripción: Revisar la información de cadenas de interoperabilidad relativa al trámite o servicio y proporcionada por la UGD.

Recomendación: Para la correcta ejecución de esta iniciativa se recomienda consultar la “5. Guía de integración de cadenas de interoperabilidad” correspondiente al “Manual de digitalización de trámites y servicios gubernamentales” y disponible en el sitio web: alfa.gob.mx/wikimanuales

Establecimiento de la planificación para digitalizar

El plan global de digitalización se establecerá consolidando todos los planes internos de las dependencias y priorizando a las mismas de acuerdo a la relevancia de las cadenas que maneja. A continuación se muestra una imagen ilustrativa de este proceso:

CRI19.jpg

Mesa de ayuda

Cualquier duda o comentario en relación a esta guía favor de dirigirse a:

Nuevaversiónmesadeayuda.png

gobmx@funcionpublica.gob.mx

En el campo “asunto” indicar el nombre de la guía del que se tiene la duda y a continuación la descripción del problema. Ver Ejemplo a continuación:

Wiki dig.png

Glosario de términos

Acuse: Avisar el recibo de una carta.

Adaptabilidad: Cualidad adaptable.

Ágil: Ligero, pronto, expedito.

Ámbito: Espacio ideal configurado por las cuestiones y los problemas de una o varias actividades o disciplinas relacionadas entre sí.

Aplicaciones móviles: Es una aplicación informática diseñada para ser ejecutada en teléfonos inteligentes, tabletas y otros dispositivos móviles.

Asociado: Establecer relación entre personas o cosas.

Complejidad: Difícil de comprender, especialmente por componerse de varios elementos o partes.

Componente: Que compone o entra en la composición de un todo.

Compulsa electrónica: Plataforma de expedición de copias autentificadas electrónicamente de documentos originales.

Contexto: Entorno físico o de situación, ya sea político, histórico, cultural o de cualquier otra índole, en el cual se considera un hecho.

Dependencia: Oficina pública o privada, dependiente de otra superior.

Desarrollo: Acción y efecto de desarrollar o desarrollarse.

Diagramación: Proceso de reunir, de una manera orgánica y armónica, los textos e imágenes que pretendan ser entregados al lector.

Digitalización: Proceso de conversión de una variable física expresada analógicamente en una representación digital.

Disponibilidad: Cualidad o condición de disponible.

Estándar: Que sirve como tipo, modelo, norma, patrón o referencia por ser corriente, de serie.

Estructura: Conjunto de relaciones que mantienen entre sí las partes de un todo.

Facultad: Capacidad o aptitud natural, física o moral, que tiene la persona para hacer cosas.

Gestión: Acción o efecto de administrar.

Gubernamentales: Relativo al gobierno de un Estado.

Homogéneo: Perteneciente o relativo a un mismo género, poseedor de iguales caracteres.

Incorporación: Comienzo de una actividad en un momento determinado.

Indicador: Señal que sirve para aportar un dato o información sobre una cosa.

Infraestructura: Conjunto de elementos o servicios que se consideran necesarios para la creación y funcionamiento de una organización cualquiera.

Interoperabilidad: Es la capacidad de los sistemas de información y de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos.

Inversión: Empleo de un capital en algún tipo de actividad o negocio, con el objetivo de incrementarlo.

Liderazgo: Situación de superioridad en que se halla una empresa, un producto o un sector económico, dentro de su ámbito.

Madurez: Estado del desarrollo completo de una cosa o persona.

Métrica: Es una unidad de medida estándar que calcula los resultados.

Monitoreo: Controlar o supervisar una situación.

Normativo: Conjunto de normas aplicables a una determinada materia o actividad.

Optimización: Búsqueda de la mejor forma de realizar una actividad.

Organizacional: Adjetivo calificativo de cualquier tipo de elemento o situación relacionada con organizaciones de diverso tipo.

Planificar: Hace plan o proyecto de una acción.

Plataformas móviles: Sistema que sirve como base para hacer funcionar determinados módulos de hardware o de software con los que es compatible.

Priorización: Dar prioridad o preferencia.

Proceso: Conjunto de fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial.

Repositorio: Sitio centralizado donde se almacena y mantiene información digital.

Tecnológico: Perteneciente o relativo a la tecnología.

Trámite: Gestión o diligenciamiento que se realiza para tener un resultado.

Transaccional: Perteneciente o relativo a la transacción.

UGD: Unidad de Gobierno Digital.